Archiviazione documentale¶
Panoramica¶
Il modulo di archiviazione documentale gestisce la classificazione, archiviazione e consultazione di documenti collegati a oggetti del gestionale (fatture, dossier CRM, attivita' CRM, matricole assistenza, ordini laboratorio) o indipendenti. Supporta archiviazione locale (su sezioni del server) e remota (cloud AWS).
| Programma | Funzione |
|---|---|
| ARC005 | Gestione classi documento |
| ARC006 | Gestione sottoclassi documento |
| ARC011 | Gestione manuale documenti |
| ARC013 | Consultazione documenti |
| ARC030 | Archiviazione remota fatture XML |
| COGU06 | Sottoprogramma archiviazione (inserimento, estrazione, visualizzazione, esportazione) |
| SWN013 | Esportazione fatture schedulata (AGLANCIO, id processo 16) |
| COGP41 | Gestione modelli di stampa |
| WORDMDL | Produzione report Jasper da XML fattura elettronica |
Struttura dati¶
Tabelle principali¶
| Tabella | Descrizione |
|---|---|
| COGARGDO | Classi (livello 1) e sottoclassi (livello 2) documento |
| COGIMAGE | Documenti archiviati (immagini) |
| COGARIDX | Indice documenti con flag locale/remoto e metadati |
| COGARSEC | Sezioni di archivio (locazioni fisiche su disco) |
| COGARPAG | Pagine documento (struttura indici interna) |
| COGFATT2 | Estensione fattura — flag esportazione (FAT2-FL-ESPORTATA) |
| COGFTETS | Fatture elettroniche — stato invio SDI |
| ARPFATTU | Fatture su DB Frontiera (Areagate/APP) |
| APCOGARIDX | Indice documenti remoti su Areagate |
| APSTATOSYN | Stato sincronizzazione per tabella/oggetto |
Campi chiave COGARGDO (classi)¶
| Campo | Descrizione |
|---|---|
| ARG-CLASSE | Codice classe documento (obbligatorio) |
| ARG-DES | Descrizione classe (obbligatorio) |
| ARG-ARCHIVIAZIONE-REMOTA | Flag attivazione archiviazione remota per la classe |
Campi chiave COGARGDO (sottoclassi)¶
| Campo | Descrizione |
|---|---|
| ARG-SOTTOCLASSE | Codice sottoclasse (obbligatorio) |
| ARG-DES | Descrizione sottoclasse (obbligatorio) |
| ARG-MOD-LOCAZIONE | Locazione modello: " "=nessuno, "C"=client, "S"=server |
| ARG-MODELLO | Percorso completo del modello (se locazione <> " ") |
| ARG-ATT-TIP | Tipo attivita' CRM abbinata (se presente, il documento diventa attivita' CRM) |
Configurazioni RNEWCONF¶
| Gruppo | Parametro | Descrizione |
|---|---|---|
| arc-ott | archiviazione-remota | Abilita archiviazione remota globale ("S" per attivare) |
| arc-ott | path-temp-fatture | Cartella temporanea parcheggio fatture; default: EXT-TMP-DIR "/park/fatture" |
| abilita | attiva-areaapp | Abilita modulo APP/Areagate |
| areaapp | aglancio-attivo | AGLANCIO attivo per processi schedulati |
| fatturaz | fte-modello-fattura-attiva | Progressivo modello Jasper per renderizzazione fatture attive |
| fatturaz | fte-modello-fattura-passiva | Progressivo modello Jasper per renderizzazione fatture passive |
ARC005 — Gestione classi documento¶
Menu: Sistema > Archiviazione documentale > Tabelle > Classi documento
Definisce le classi di documento archiviabili. Alcune classi sono predefinite e vengono create automaticamente all'ingresso (fatture clienti, dossier CRM, attivita' CRM, matricole assistenza, ordini laboratorio). I codici predefiniti sono in costanti-arcott.cpy.
Griglia classi¶
| Colonna | Campo | Note |
|---|---|---|
| Codice classe | ARG-CLASSE | Obbligatorio |
| Descrizione classe | ARG-DES | Obbligatorio |
| Archiviazione remota prevista | — | Sola lettura: indica se la classe supporta il remoto |
| Archiviazione remota | ARG-ARCHIVIAZIONE-REMOTA | Attivazione. Per alcune classi (matricole assistenza, fatture con sync KPN) e' obbligatoria |
| Situazione migrazione | — | Sintesi stato migrazione |
| Documenti totali/locali/remoti/da migrare | — | Conteggi calcolati da F7 Verifica |
Tasti funzione¶
| Tasto | Azione |
|---|---|
| F3 | Salva modifiche |
| F5 | Apre gestione sottoclassi (ARC006) |
| F6 | Esportazione documenti in cloud (COGU06) |
| F7 | Verifica situazione migrazione: conta documenti per classe |
| F8 | Verifica documenti remoti in locale: cancella copie locali di documenti gia' migrati |
ARC006 — Gestione sottoclassi documento¶
Programma non a menu — richiamato da ARC005 con F5.
Per ciascuna classe, le sottoclassi permettono classificazione piu' granulare. A una sottoclasse si puo' associare un modello documento (Word) e/o un tipo attivita' CRM.
Comportamento modello¶
Se alla sottoclasse e' associato un modello, in fase di inserimento documento (ARC011) il modello viene aperto in Word per compilazione; al salvataggio il documento compilato viene archiviato.
Comportamento tipo attivita' CRM¶
Se indicato un tipo attivita', il documento non e' archiviato come indipendente ma come attivita' CRM, eventualmente collegata a un dossier.
ARC011 — Gestione manuale documenti¶
Menu: Sistema > Archiviazione documentale > Gestione manuale documenti
Permette inserimento, modifica e cancellazione manuale di documenti archiviati.
Campi maschera¶
| Campo | Descrizione | Note |
|---|---|---|
| Protocollo | Identificativo univoco documento | In modifica: digitare protocollo esistente o F9 per ricerca |
| Data documento | Data del documento | Proposta data sistema |
| Tipo anagrafico | N=nessuno, C=cliente, F=fornitore, P=prospect | |
| Codice anagrafico | Cliente/fornitore collegato | Abilitato se tipo = C o F |
| Codice nominativo | Prospect collegato | Abilitato se tipo = P |
| Attribuito a (dossier) | Dossier CRM | Obbligatorio se tipo = P; F9 per consultazione dossier |
| Classe documento | Classe di catalogazione | Obbligatorio; F8 apre ARC005 |
| Sottoclasse documento | Sottoclasse di catalogazione | Obbligatorio; F8 apre ARC006 |
| Note | Descrizione libera | Non obbligatorio |
| Documento da allegare | Path del file | F1=nuovo da modello, F6=modifica, F7=allega esistente |
Flusso operativo¶
- Inserimento (F7): compilazione maschera, allegato tramite F1 (modello) o F7 (file esistente), salvataggio con F3
- Modifica: richiamo per protocollo o ricerca F9, modifica campi (data, tipo/codice anagrafico, note)
- Cancellazione (F4): richiamo documento e poi F4
Se la sottoclasse prevede un tipo attivita' e si indica un dossier, viene creata automaticamente un'attivita' CRM collegata.
ARC013 — Consultazione documenti¶
Menu: Sistema > Archiviazione documentale > Consultazione documenti
Funzione di ricerca e consultazione dei documenti archiviati. Puo' essere richiamata anche da ARC011 (F9) per selezionare un documento da modificare.
Archiviazione remota (cloud AWS)¶
Concetto¶
L'archiviazione remota sposta i documenti dal server locale al cloud AWS. Attivabile per singola classe documento. I nuovi documenti di una classe remota vengono archiviati direttamente in cloud; i documenti precedenti richiedono migrazione.
Attivazione per classe¶
- In ARC005, colonna Archiviazione remota: cliccare per attivare. Operazione irreversibile.
- Da quel momento i nuovi documenti per la classe vanno direttamente in cloud.
- Verifica (F7): analisi documenti — conteggio totali, locali, remoti, da migrare.
- Trasferisci (F6): avvia migrazione. Possibile indicare un numero parziale di documenti per migrazione incrementale.
- La migrazione rimuove i documenti dalle sezioni locali.
Raccomandazioni operative¶
- Iniziare la migrazione con pochi documenti per valutare i tempi.
- Effettuare l'attivazione sotto controllo del personale di assistenza.
- L'operazione puo' essere molto lenta: la migrazione parziale permette di procedere a blocchi.
Archiviazione fatture clienti¶
Tipi di fattura¶
| Tipo fattura | Formato archiviato | Origine |
|---|---|---|
| Elettronica | XML (con eventuale copia di cortesia) | Creazione fattura → COGFTETS → invio SDI |
| Standard (pre-elettronica o estera) | Contabilizzazione → generazione PDF in cartella transito |
Flusso di archiviazione¶
Fatture elettroniche¶
- Creazione fattura: record COGFTETS + file XML
- Invio a SDI: COGFTETS assume stato specifico, XML spostato in cartella condivisa con YouDox
- L'archiviazione avviene dopo l'invio a SDI
Fatture standard¶
- Contabilizzazione: processo genera PDF nella cartella di transito (path-temp-fatture)
- Il PDF e' pronto per l'archiviazione
Esportazione (comune)¶
In entrambi i casi il flag COGFATT2.FAT2-FL-ESPORTATA(1:1) = " " segnala la fattura come da elaborare.
Il processo schedulato SWN013 (sotto AGLANCIO, id 16) esegue:
- Esportazione fattura in ARPFATTU (DB Frontiera)
- Archiviazione allegato tramite COGU06
SWN013 processa un numero limitato di fatture per esecuzione (indicativamente 1 record ogni 2 minuti di intervallo configurato) per non appesantire AGLANCIO. Supporta esportazione del pregresso (fatture non esportate dal 1 gennaio 2019).
Lo stesso processo puo' essere innescato immediatamente dai programmi di fatturazione per rendere disponibili subito le nuove fatture.
Consultazione fatture archiviate¶
| Tipo | Comportamento |
|---|---|
| Standard | Visualizzazione diretta del documento archiviato (PDF) |
| Elettronica | COGU06 estrae l'XML, lo passa a WORDMDL con driver Jasper ("J") che produce il report fattura usando il modello configurato (fte-modello-fattura-attiva o fte-modello-fattura-passiva) |
Riepilogo scenari¶
| Modulo APP | Tipo archiviazione | Tipo fattura | Modalita' |
|---|---|---|---|
| Non attivo | Locale | Elettronica | Archiviazione manuale locale (copia di cortesia) |
| Non attivo | Locale | Standard | Archiviazione manuale locale (fattura stessa) |
| Attivo | Remota | Elettronica | Archiviazione remota automatica via SWN013; XML su cloud |
| Attivo | Remota | Standard | PDF generato da contabilizzazione, archiviato via SWN013 |
COGU06 — Sottoprogramma archiviazione¶
Programma non a menu — raccolta di operazioni per gestione archiviazione documentale.
Operazioni principali¶
| Operazione | Input | Descrizione |
|---|---|---|
| INSERISCI-FILE | U06-FILE, U06-TIP-DOC, U06-DOC-COGE | Archivia un file in background; crea indici su COGIMAGE, COGARIDX, COGARPAG |
| ESTRAI-CARTELLA | U06-TIP-DOC, U06-DOC-COGE | Estrae tutti i documenti associati a un oggetto gestionale |
| ESTRAI-DA-DOC | U06-TIP-DOC, U06-DOC-COGE | Estrae un singolo documento archiviato |
| VISUALIZZA-DA-DOC | U06-TIP-DOC, U06-DOC-COGE | Estrae e visualizza un documento; per fatture elettroniche produce report Jasper |
| ESPORTA-SU-WEB | U06-PROGRESSIVO | Esporta documento su DB Master KPN (archiviazione locale) |
| ACQ-PROVV-REMOTO | U06-ID-DISPOSITIVO, U06-IDD-PROG | Rende definitivo un documento provvisorio da APP/Areagate |
| ACQ-CHIMG-INS | U06-DO-TIP-DOC, U06-DO-DOC-COGE | Acquisisce documento da chiamata assistenza remota |
| ACQ-APCRMATTAL-INS | U06-DO-TIP-DOC, U06-DO-DOC-COGE | Acquisisce allegato attivita' CRM da APP |
| ACQ-ARPSKDATF-INS | U06-DO-TIP-DOC, U06-DO-DOC-COGE | Acquisisce allegato fascicolo CRM da APP |
| ACQ-CANC-REMOTO | U06-PROGRESSIVO | Cancella indici locali per documento cancellato da remoto |
In tutti i casi l'esito e' restituito in U06-ESITO. Le operazioni ACQ-* creano la struttura indici interna (COGIMAGE + COGARIDX + COGARPAG) a partire dai record Areagate.
Step per attivazione cliente¶
Checklist di configurazione per attivare l'archiviazione documentale remota su un nuovo cliente:
1. Configurazioni RNEWCONF¶
| Gruppo | Parametro | Requisito |
|---|---|---|
| abilita | attiva-areaapp | Deve essere attiva |
| areaapp | aglancio-attivo | Deve essere attiva |
| aws | * | Tutte le configurazioni AWS devono essere gia' presenti |
| arc-ott | archiviazione-remota | Deve essere "S" |
| arc-ott | path-temp-fatture | Facoltativo — default: EXT-TMP-DIR "/park/fatture" |
| fatturaz | fte-modello-fattura-attiva | Progressivo modello importato (uguale per entrambe) |
| fatturaz | fte-modello-fattura-passiva | Progressivo modello importato (uguale per entrambe) |
2. Attivazione archiviazione remota classi¶
In ARC005 attivare l'archiviazione remota su tutte le classi previste. Per le classi FC (fatture clienti) e FF (fatture fornitori) l'attivazione e' obbligatoria. Dopo l'attivazione eseguire la migrazione.
3. Sync KPN e modelli¶
- Verificare nel pannello la situazione delle esportazioni.
- Il processo JREPORT (SWN071) deve essere disponibile, attivo e gia' eseguito almeno una volta per acquisire il modello di stampa fattura.
- In COGP41 verificare la presenza del modello Jasper; il progressivo (colonna "Progr") va inserito nelle due configurazioni fte-modello-fattura-attiva e fte-modello-fattura-passiva.
4. Sincronizzazione storico e operativita'¶
| Operazione | Descrizione |
|---|---|
| Export storico iniziale | Sistema > Archiviazione documentale > Archiviazione remota fatture XML: copia in cartella di lavoro tutti gli XML attivi e passivi storici (contabilizzati/inviati a SDI). Genera log errori |
| Elaborazione schedulata | SWN013 (AGLANCIO) processa a blocchi gli XML dalla cartella |
| Operativita' quotidiana attive | XML inviati al momento dell'invio a intermediario (YouDox) |
| Operativita' quotidiana passive | XML inviati al momento della contabilizzazione da cruscotto |
| Fatture attive estere | La contabilizzazione genera anche il PDF di cortesia nella cartella di parcheggio |
Pubblicazione e import modelli¶
Menu: Sistema > Archiviazione documentale > Pubblicazione e import modelli
In contesti con server remoto (SaaS), i modelli di stampa risiedono su cartelle non accessibili direttamente. Questa funzione permette di scaricare un modello in locale, modificarlo e reinviarlo al server.
Flusso operativo¶
- Download: indicare il nome del modello in "Ambiente remoto" (es.
cogfa1-ue-ita.docx), premere Invio; il sistema propone un nome locale coerente. Premere "Locale <- Remoto" per scaricare. - Modifica: aprire il file locale con Word, apportare le modifiche, salvare e uscire.
- Upload: premere "Locale -> Remoto", confermare la sovrascrittura. Il modello modificato viene reinviato al server.
Estratto e rielaborato da documentazione interna ClickUp